先定工作后选人

第一步选定需要委派的工作。

认真考察要做的各种工作，确保自己理解这些工作都需要做些什么、有些什么特殊问题或复杂程度如何。当你对工作有了清楚的了解以后，还要使你的下属也了解。要向处理这件工作的下属说明工作的性质和目标，要保证下属通过完成工作获得新的知识或经验。

切记不要把“热土豆”式的工作委派出去。所谓“热土豆”式工作，是指那些处于最优先地位并要求你马上亲自处理的特殊工作。另外，非常保密的工作也不要委派给别人去做。如果某项工作涉及到只有你才应该了解的特殊信息，就不要委派出去。

第二步选定能够胜任的人。

建议你对下属进行完整的评价。你可以花几天时间让每个下属用书面形式写出他们对自己职责的评论。要特别注意两个职员互相交叉的一些工作。在这种评价过程中，你还需要掌握两点：了解工作和职员完成工作的速度。你要通过这种形式掌握职员对他自己的工作究竟了解多深。

如果你对职员的分析正确无误，那么选择能够胜任工作的人这一步就比较容易做好。回到对工作的了解和职员完成工作速度这两个主要标准上来。然后，你再决定是想把工作做得好还是快。这种决策目标将会向你说明能够胜任工作的人是什么样的人。这样，你就有可能让最有才能的职员发挥最大的作用。但有一点也要记住，那就是你要尽量避免把所有的工作都交给一个人去做的倾向。

把委派安排在下午

第三步确定委派工作的时间、条件和方法。

大多数管理者上午上班后的第一件事便是委派工作。这样做可能方便管理者，但却有损于职员的积极性。因为他们被迫改变原定的日程安排，工作的优选顺序也要调整。委派工作的最好时间是在下午。你要把委派工作作为一天里的最后一件事来做。这样，有利于下属为明天的工作做准备。

面对面地委派工作是最好的一种委派方法。这样委派工作便于回答下属提出的问题。获得及时的信息反馈、充分利用面部感情和动作等形式强调工作的重要性。

第四步制定一个确切的委派计划。

有了确定的目标才能开始委派工作。你要把计划达到的目标写出来，给职员一份，自己留下一份备查。应该让这种委派计划指导有效委派工作的全过程。

第五步委派工作。

在委派工作之前，需要把为什么选他完成某项工作的原因讲清楚。关键是要强调积极的一面，同时，还要让下属知道他对完成工作任务所负的重要责任，让他知道完成工作任务对他目前和今后在组织中的地位会有直接影响。要向下属讲出你所知道的一切。不要因为没有讲完所掌握的信息，而给下属设下工作的陷阱。另外，还要告诉他什么时间向你报告工作，并明确要求。最后，你要肯定地表示自己对下属的信任和对工作的兴趣。

委派之后的评定

第六步检查下属的工作进展情况。

检查太勤会浪费时间；对委派出去的工作不闻不问，也会导致灾祸。对不同工作，检查计划也有所不同，主要取决于工作的难易程度、职员的能力及完成工作需要时间的长短。

如果某项工作难度很大并且是最优先的，就要时常检查进展情况，每一两天检查一次，当你把一件有困难的工作委派给一个经验较少的下属去做时，你可以把检查工作进展的次数定为其他下属的两倍。除了定期检查工作以外，还要竖起耳朵倾听下属的意见和报告工作进展的情况。

评价工作进展的方法必须明确。要求下属向你报告工作是怎样做的，还有多少工作没有做完，让他告诉你工作中遇到的问题和他是怎样解决这些问题的。最后，你要用坚定的口气向下属指明，必须完成工作的期限和达到要求的行动方案，促使下属继续努力工作。

第七步检查和评价委派工作系统。

当委派出去的工作完成以后，你要在适当的时候对自己的委派工作系统进行评价，以求改进。

为了做好委派工作系统的评价工作，需要解决这样一些问题：工作是否按期完成?工作的目标是否达到?下属是否创造出了完成工作的新方法?他们是否从工作中学到了一些新东西或得到了某种益处？把这些问题作为评价委派系统工作情况的基础，邀请下属进行评论。尊敬和赋予新的工作责任是对下属的奖励，即使你从内心里认为对下属的信赖是一种极大的奖赏和促进，也不行，比较好的办法是，向他们透露点个人的事情，如你与上司的问题。